Politica sulla privacy - canale di segnalazione

Protezione dei dati personali: Canale di segnalazione Codeactivos

1. Politica sulla privacy

POLITICA SULLA PRIVACY

INDICE

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

2. MOTIVAZIONE

3. DATI PERSONALI TRATTATI

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

6. DESTINATARI DELLE INFORMAZIONI

7. TERMINI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

8. DIRITTI DELL'UTENTE

9. MISURE DI SICUREZZA

10. INFORMAZIONI ESATTE E VERITIERE

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Questo Canale di segnalazione è di responsabilità di CODEACTIVOS, S.A, con NIF A85205748, azienda con sede in Calle Condesa de Venadito, 5, 28027, Madrid, entità iscritta al Registro delle Imprese di Madrid Tomo 24903, Libro 0, Foglio 28, Scheda M448326 e iscrizione 1 (di seguito, CODEACTIVOS).

2. MOTIVAZIONE

CODEACTIVOS mette a disposizione delle proprie parti interessate questo Canale di segnalazione in adempimento della recente Legge 2/2023 che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione (di seguito, "Legge sulla protezione del segnalante”).

In via aggiuntiva, CODEACTIVOS rispetta integralmente la normativa vigente in materia di protezione dei dati di carattere personale; in particolare, il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito, "GDPR") e la Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati e garanzia dei diritti digitali (di seguito, "LOPD”).

3. DATI PERSONALI TRATTATI

Il Canale di segnalazione di CODEACTIVOS consente la presentazione di segnalazioni anonime. Tuttavia, se il segnalante desidera presentare la segnalazione in modo nominativo, CODEACTIVOS potrà raccogliere, nell'ambito di una comunicazione, le seguenti tipologie di dati del segnalante e, se del caso, delle persone coinvolte nella comunicazione:

• Dati identificativi: Nome e cognome.
• Dati di contatto: Telefono e indirizzo e-mail.

In aggiunta, CODEACTIVOS potrà trattare altre tipologie di dati in virtù dei fatti comunicati presumibilmente illeciti o irregolari e della documentazione di supporto opportuna per investigare la condotta comunicata.

Non saranno raccolti dati personali la cui pertinenza non risulti manifesta per trattare un'informazione specifica. Qualora si raccogliessero dati non pertinenti in modo accidentale, tali dati saranno eliminati dal Canale di segnalazione senza indebito ritardo.

Qualora si accertasse che le informazioni fornite o parte di esse non sono veritiere, saranno soppresse immediatamente dal momento in cui si abbia contezza di tale circostanza. Nel caso in cui questa mancanza di veridicità possa costituire un illecito penale, le informazioni saranno conservate per il tempo necessario allo svolgimento del procedimento giudiziario.

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

CODEACTIVOS tratterà i dati a cui possa accedere in conseguenza delle comunicazioni ricevute per le seguenti finalità:

• Ricevere e decidere sull'ammissione a istruttoria delle comunicazioni ricevute tramite il Canale di segnalazione.
• Una volta ammesse a istruttoria le comunicazioni, svolgere l'indagine sui fatti segnalati e adottare, se opportuno, le pertinenti misure correttive.
• Tenere informato il segnalante sull'ammissione o meno a istruttoria della sua comunicazione, nonché sugli sviluppi e sui risultati del processo di indagine qualora esistano fondamenti sufficienti per ammetterla a istruttoria.

5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

In base alla condotta segnalata tramite il presente Canale di segnalazione, CODEACTIVOS dispone delle seguenti basi di legittimazione per il trattamento dei dati:

• Adempimento di obblighi legaliapplicabili a CODEACTIVOS se la comunicazione riguarda le violazioni previste dalla Legge sulla protezione del segnalante:

o Violazioni del diritto dell'Unione Europea,

o Commissione di reati o di infrazioni amministrative gravi o molto gravi o qualsiasi infrazione della normativa di prevenzione del riciclaggio di capitali;

• Interesse legittimodi CODEACTIVOS nel garantire il rispetto dei comportamenti aziendali previsti dal Codice Etico o Codice di Condotta di CODEACTIVOS, senza che il trattamento dei dati in questo ambito comporti uno squilibrio per i diritti degli interessati e senza che il trattamento possa arrecare loro pregiudizi.
• Interesse pubblicodi CODEACTIVOS quando il Canale di segnalazione non sia obbligatorio o il trattamento si svolga nell'ambito della divulgazione pubblica.

6. DESTINATARI DELLE INFORMAZIONI

I dati a cui CODEACTIVOS possa accedere in ragione delle comunicazioni ricevute tramite il Canale di segnalazione potranno essere comunicati a:

• Organismi o istituzioni pubbliche, giudici e tribunali quando risulti necessario per l'adozione di misure disciplinari, per lo svolgimento dei procedimenti giudiziari che, se del caso, siano procedenti o nelle ipotesi in cui sia richiesto legalmente.
• Alla Procura della Repubblica, quando il procedimento sia di sua competenza.

Per quanto riguarda la comunicazione dei dati di carattere personale del segnalante, CODEACTIVOS garantirà che la sua identità, e tutti i dati personali di cui CODEACTIVOS possa disporre sulla sua persona, siano in ogni caso riservati e non comunicati alle persone a cui si riferiscono i fatti narrati né a terzi, rispettando in ogni caso i diritti fondamentali della persona, fatte salve le azioni che, se del caso, possano adottare le autorità giudiziarie competenti e rispetto alle quali CODEACTIVOS non assume responsabilità.

7. TERMINI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali a cui CODEACTIVOS abbia potuto avere accesso in conseguenza delle comunicazioni ricevute tramite il Canale di segnalazione saranno trattati per il tempo indispensabile a decidere sull'opportunità di avviare un'indagine sui fatti segnalati e per la gestione della comunicazione, purché la stessa sia ammessa a istruttoria.

In particolare, CODEACTIVOS tratterà i dati personali entro il termine massimo di tre mesi dalla ricezione della comunicazione o, se non è stato inviato un avviso di ricevimento al segnalante, tre mesi dalla scadenza dei sette giorni di calendario di cui CODEACTIVOS dispone per accusare ricevuta della comunicazione. Il termine sopra previsto potrà essere prorogato di altri tre mesi nei casi di particolare complessità.

Trascorso il termine indicato senza che siano state avviate attività di indagine, i dati della comunicazione saranno soppressi dal sistema, salvo al fine di mantenere evidenza del funzionamento del sistema e in forma anonimizzata.

Nel caso di comunicazioni non istruite, saranno conservate in forma anonimizzata, eliminando completamente i dati personali.

8. DIRITTI DELL'UTENTE

La normativa sulla protezione del segnalante garantisce agli Utenti i seguenti diritti riconosciuti nella normativa in materia di protezione dei dati, che potranno essere esercitati purché risultino applicabili:

• Accesso: Consente agli interessati di conoscere quali informazioni si detengono, da dove sono state ottenute, a chi sono state comunicate e per quali usi sono state trattate.
• Rettifica: Consente agli interessati di rettificare dati errati o non aggiornati.
• Cancellazione: Consente agli interessati di ottenere la cessazione del trattamento dei propri dati.
• Opposizione: Consente agli interessati di ottenere che i propri dati non siano più utilizzati per una finalità specifica. Nel caso della persona a cui si riferiscono i fatti narrati nella comunicazione, si presumerà che, salvo prova contraria, esistano motivi legittimi cogenti che legittimano il trattamento dei suoi dati personali.
• Limitazione: Consente agli interessati di limitare il trattamento dei propri dati, ma in modo che siano conservati per una finalità successiva.
• Portabilità: Consente agli interessati di ottenere una copia dei propri dati in formato elettronico e, in determinate circostanze, di chiederne la comunicazione a un altro prestatore di servizi. È applicabile solo ai trattamenti informatizzati effettuati con il consenso dell'Utente o per l'esecuzione di un contratto.
• Revoca del consenso: Consente agli interessati di revocare il consenso eventualmente prestato per il trattamento dei propri dati.

Tuttavia, l'esercizio di questi diritti è limitato ai segnalanti che si siano identificati al momento di presentare la comunicazione. Se CODEACTIVOS ha dubbi ragionevoli sull'identità del segnalante che richiede il diritto, potrà richiedere informazioni aggiuntive che gli consentano di accertarne l'identità.

Purché risultino applicabili, possono esercitare i suddetti diritti nei confronti di CODEACTIVOS tramite posta ordinaria all'indirizzo sopra indicato e all'attenzione del

Dipartimento di Compliance o tramite e-mail a DPD@codeactivos.com.

Se i segnalanti desiderano maggiori informazioni al riguardo o ritengono violato il proprio diritto alla protezione dei dati, potranno contattare l'Agenzia Spagnola di Protezione dei Dati (www.aepd.es).

9. MISURE DI SICUREZZA

In adempimento della normativa vigente sopra menzionata, CODEACTIVOS ha incorporato le opportune misure tecniche e organizzative per garantire la protezione dei diritti e delle libertà degli interessati dal trattamento dei loro dati personali, incluse quelle relative alla necessaria riservatezza e al rispetto dell'identità del segnalante nel caso in cui la segnalazione sia nominativa, la protezione dei dati e il segreto delle comunicazioni, al fine di evitare la perdita, l'uso improprio, l'alterazione e/o l'accesso non autorizzato ai dati forniti dal segnalante.

10. INFORMAZIONI ESATTE E VERITIERE

CODEACTIVOS informa il segnalante che la comunicazione trasmessa tramite il Canale di segnalazione può produrre l'avvio di indagini interne o esterne e può avere conseguenze negative per gli interessati.

Per questo motivo, deve fornirci unicamente informazioni che ritenga corrette, secondo la sua leale conoscenza, e che siano rilevanti per rilevare una violazione della conformità normativa e/o del Codice Etico o di Condotta di CODEACTIVOS.

CODEACTIVOS potrà avviare tutte le azioni disciplinari e/o legali che ritenga opportune qualora la comunicazione sia manifestamente priva di fondamento o sussistano, a giudizio di CODEACTIVOS, indizi ragionevoli che le informazioni siano state ottenute mediante la commissione di un reato.